Etap-On-Line, N°1 en Europe pour la gestion des déplacements professionnels (achats de voyages, notes de frais, factures fournisseurs voyages) optimise depuis plus de 5 ans la gestion des notes de frais de BNP PARIBAS.
Lorsque BNP Paribas, la première banque de la zone euro, a choisi d'optimiser la gestion de ses notes de frais engendrées par 250 000 déplacements annuels, une étude détaillée des différentes solutions logicielles du marché a été entreprise. La solution retenue : ULYSSE T&E de l'éditeur Etap-On-Line pour un déploiement sur dix pays en Europe, en Asie et aux USA.


Pour une gestion optimisée de 250 000 déplacements par an

Avec 138 000 collaborateurs dans 88 pays et un produit net bancaire annuel de 29,7 milliards d'euros, BNP Paribas figure en bonne place parmi les plus importantes banques opérant en Europe. Le groupe occupe une position dominante dans différents métiers tels que la banque de détail, la gestion d'actifs et la banque d'affaires. Dans une telle organisation, gérer les notes de frais peut devenir un vrai challenge. « À l'échelle du groupe, nous avons à gérer jusqu'à 250 000 déplacements par an », explique Francesca Harrison, directeur projet à Londres chez BNP Paribas. « Les destinations les plus fréquentes sont Paris, Londres, New York, Singapour, Hong Kong, Genève, Madrid et Moscou, où se trouvent nos principaux sites. En moyenne, le coût du transport revient à 465 euros et les frais divers à 400 euros, hébergement compris » poursuit-elle.
Pourtant, jusqu'à assez récemment, la remise des notes de frais par les collaborateurs et le processus de contrôle et de remboursement étaient gérés de façon manuelle. Dans la plupart des cas, l'utilisation d'un formulaire de note de frais sous Excel permettait d'obtenir une présentation standardisée des informations, mais la saisie dans le système comptable (à travers lequel était assuré le processus de remboursement) était gérée à la main.

Passer au zéro papier et automatiser la gestion des notes de frais avec Ulysse Travel & Expenses

Au début de l'année 2001, décision est prise de mettre en place une solution de gestion électronique des notes de frais à l'échelle du groupe. Parmi les caractéristiques indispensables : un processus de remise de notes de frais par voie électronique, interfacé avec la carte de crédit société de chaque collaborateur amené à se déplacer, permettant une insertion automatique des informations dans le formulaire de note de frais.
Un processus automatique permettant de s'assurer que les dépenses sont bien conformes à la politique Voyage de l'entreprise était également souhaité, tout comme un processus d'approbation en ligne et une interface automatique avec les systèmes comptables pour le remboursement des frais. Une étude comparative des principaux logiciels de gestion de notes de frais du marché a été entreprise, avec l'appui du cabinet de conseil Arthur Andersen. « Nous avons mis en place une série d'ateliers pour l'évaluation critique de ces produits et nous avons finalement retenu Ulysse T&E » commente Francesca Harrison.

Ce qui a fait la différence, à l'heure du choix ? En plus des références en production de l'éditeur, les motivations ont été : la disponibilité du logiciel en plusieurs langues, qu'il s'agisse de l'interface utilisateur ou de l'interface administrateur, et la mise en place d'un référentiel hôtel groupe à l'intérieur de la solution, sous l'impulsion du groupe de travail BNP Paribas. Le groupe a également défini la façon dont il souhaitait voir Ulysse T&E segmenter une même ligne de frais en plusieurs postes de dépenses, une fonctionnalité désormais disponible en standard dans le logiciel. Ainsi, une note d'hôtel peut être ventilée en frais d'hébergement, repas, etc.
Enfin, la capacité du logiciel à fonctionner en architecture trois tiers a été considérée par la direction IT comme un facteur de sécurité essentiel.

Un déploiement de grande ampleur auprès des entités stratégiques de BNP Paribas

Le déploiement de la solution Ulysse T&E a été assuré en interne par les équipes d'optimisation des processus achats de BNP Paribas. Deux sites pilotes ont été initialement mis en place, l'un en langue anglaise à Londres et l'autre en langue française à Paris. Cette première étape a été suivie par une phase d'information et de sensibilisation des différentes entités du groupe, avec un effort particulier sur celles dont le volume de déplacements et de notes de frais est important. « Après avoir été d'abord installée à Londres pour la phase pilote, la plate-forme globale ULYSSE T&E est hébergée en interne sur nos serveurs parisiens. Le système est accessible aux collaborateurs et aux administrateurs par l'intermédiaire de l'intranet du groupe. La cohabitation d'Ulysse T&E avec les autres systèmes et logiciels du groupe n'a posé aucun problème particulier». Pendant la phase de déploiement, BNP Paribas a réalisé son objectif de faire passer sur Ulysse T&E les entités les plus stratégiques du groupe avant la fin de l'année 2005.

Le déploiement d'Ulysse T&E s'est poursuivi au cours de l'année 2006 parmi les autres entités du groupe et continuera sur les années suivantes. « L'adoption d'Ulysse T&E par l'ensemble du personnel de chaque entité concernée s'est faite de façon très satisfaisante. Dans l'ensemble, le logiciel a été perçu comme étant simple d'utilisation et ne nécessitant aucune formation particulière. Les utilisateurs apprécient les avantages d'Ulysse T&E comme solution intégrée », affirme Francesca Harrison, qui insiste également sur la qualité du support avant-vente apporté par l'éditeur du logiciel tout au long de la phase d'étude préalable. « Depuis les premières phases de réflexion jusqu'au déploiement de la solution sur le terrain, Etap-On-Line nous a apporté un support de qualité et son expertise des problématiques de gestion électronique des notes de frais. Leurs équipes ont toujours traité nos demandes avec rapidité et sérieux. Ils ont montré un réel intérêt pour nos suggestions et en ont tenu compte dans leur plan produit » conclut-elle.

Aujourd'hui, sur l'ensemble du groupe BNP Paribas, le système gère près de 20 000 utilisateurs actifs dans dix pays en Europe, en Asie et aux USA. Plus de134 000 notes de frais BNP Paribas ont été traitées dans Ulysse T&E en 2006.