La société BasWare, éditeur de solutions professionnelles d’automatisation des processus financiers a implémenté - pour le groupe Arc International - ses solutions dédiées au traitement des factures fournisseur. Après un an d’utilisation, le retour client est positif et les objectifs réalisés : la traçabilité des documents est acquise, le respect des exigences de conformité réglementaire atteint et la réduction des coûts et du traitement des factures aboutie.

Le siège d’Arc International situé à Arques, dans le Nord-Pas-de-Calais, leader mondial des arts de la table compte 11 000 salariés. Le service Comptabilité est composé de 24 personnes. Il est chargé de gérer près de 120 000 factures par an provenant d’environ 4000 fournisseurs. En faisant appel à BasWare et Xerox Global Services, Arc International avait plusieurs objectifs, afin d’optimiser ses processus de gestion de la facture :

- Limiter les risques d’erreur (doublons, erreurs d’enregistrement...),
- accroître sa trésorerie,
- améliorer la satisfaction de ses fournisseurs.

Arc International a choisi Xerox Global Services dans le but de réduire ses coûts comptables. XGS avait pour mission d’accélérer le temps de traitement des factures et de réduire le volume de factures à archiver, tout en évitant la circulation des originaux. Ce sont les solutions de BasWare qui sont venues compléter les besoins et affiner le processus afin de permettre le lien entre la commande, la réception et la facture.

XGS a mis en place un système permettant de dématérialiser les factures fournisseurs
à l’aide de systèmes de numérisation et de lecture automatique de documents. C’est XGS qui a également été chargé d’implémenter les solutions de BasWare, qui effectuent le rapprochement commandes/factures, la mise en place du circuit de validation et enfin l’intégration des solutions dans le système ERP. Grâce au progiciel, le système d’archivage électronique a également pu être interfacé avec celui de l’entreprise.

La solution BasWare couvre le processus complet de traitement des factures fournisseurs, depuis la reconnaissance automatique et le workflow de validation, jusqu’à l’archivage des factures. Cette offre métier compétitive assure aux entreprises de toutes tailles un retour sur investissement très rapide.

Après un an d’utilisation de son nouveau système, Arc International constate un gain de productivité important. L’intégration automatique des écritures fournisseurs a considérablement facilité les recherches accélérées sur les fournisseurs. Tandis que la validation automatique des « bon à payer » a permis d’améliorer le temps de traitement des factures. Aujourd’hui, 150 personnes utilisent le processus et apprécient les performances de la solution globale. Près de 100 000 factures de - 1 à 5 pages - sont traitées en conséquence.

« Nous nous félicitons du retour d’expérience positif constaté par Arc International après plus d’un an de production ayant démontré un fort retour sur investissement » explique Bertrand Aumoite, le Directeur France et Europe du Sud de BasWare.

« Nous avons choisi Xerox Global Services, non seulement pour leur expertise reconnue
dans la gestion documentaire, mais également pour leur grande compréhension de nos enjeux. », affirme Monsieur Ange Galatola, Directeur Comptable Europe, Arc International. « Les solutions XGS et BasWare nous ont en effet permis de fiabiliser nos circuits comptables et d’éviter la circulation de documents originaux, nous garantissant ainsi davantage de sécurité. Par ailleurs, les gains en termes de productivité et de coûts ont été à la hauteur des objectifs que nous nous étions fixés. ».

Étapes de la collaboration :
- Juillet 2004 : Rédaction du cahier des charges
- Octobre 2004 : Choix de la solution et signature du contrat
- Novembre 2004 à Janvier 2005 : Implémentation de la solution
- Février 2005 : Démarrage opérationnel du traitement des factures fournisseurs