Lorsqu’un groupe décide d’acquérir une application de corporate finance pour les besoins de production de ses informations financières, soit dans le cadre d’un changement d’outil devenu obsolète, soit dans le cadre d’une réduction des délais ou encore pour remplacer Excel, environnement devenu limité, la phase de choix de la solution s’avère être une étape délicate, structurante.
La définition d’un périmètre fonctionnel, l’élaboration d’une maquette applicative et la construction d’une grille d’évaluation pondérée sont trois étapes de la phase de cadrage qui doivent permettre une véritable réflexion afin d’apporter une réponse adaptée aux nécessités identifiées et ainsi aboutir au bon choix.

Etape -1- LA DEFINITION DU PERIMETRE FONCTIONNEL : QUALIFIER SES BESOINS

La définition précise du périmètre fonctionnel attendu de la solution future doit être l’un des tous premiers aspects abordés dans un tel projet : Les acteurs du projet doivent ainsi déterminer les finalités de la solution à déployer en répondant à la question : la solution doit-elle permettre de :

produire les comptes consolidés (consolidation statutaire) ?
analyser, de consolider les données de gestion (contrôle de gestion corporate) ?
élaborer des budgets, « forecasts » (élaboration budgétaire) ?
interfacer les données des systèmes amonts vers l’application corporate (module d’interface) ?
s’intégrer à une autre solution de reporting de masse (reporting opérationnel) ?

Pourquoi faut-il se poser ces questions ? Car les éditeurs de solution ne proposent pas les mêmes réponses selon les besoins exprimés. Il est donc essentiel d’identifier ses propres exigences fonctionnelles avant de s’orienter vers les éditeurs du marché.
Par exemple, si le besoin identifié doit répondre à une nécessité d’unifier une même solution de consolidation statutaire et de reporting de gestion, il conviendra évidemment de s’orienter uniquement vers les éditeurs offrant la possibilité de produire les deux informations. Second exemple : Les éditeurs ne répondent pas avec la même solution lorsqu’un un véritable processus d’élaboration budgétaire complexe est impératif d’où la nécessité absolue de qualifier le besoin au préalable. Il n’est pas rare de rencontrer chez les éditeurs des ingénieurs d’affaires qui, avec leurs avant-ventes, réalisent des démonstrations produits et qui à la fin de la soutenance comprennent que la solution avancée ne correspond pas aux besoins désormais mieux qualifiés du client…
Ces deux exemples démontrent que cette définition du périmètre fonctionnel doit être consignée dans un document dit cahier des charges qui sera le document de référence dans les relations entre les éditeurs et le Groupe. Au-delà des besoins de demain ce cahier recense également l’existant d’aujourd’hui. Il est temps désormais de se mettre en relation avec les éditeurs…alors faisons un petit aparté…

MAIS QUELS EDITEURS ?

En fonction des deux marchés distincts PME et Grands Groupes, et sans tenir compte des solutions Open Source, on pouvait, il y a peu de temps encore, dresser la liste des éditeurs suivants susceptibles de répondre parfaitement ou en partie aux besoins identifiés :

AS groupe (plate-forme Global…)
Oracle/ Hyperion (solutions HFM, Planning, Essbase, FDQM,…)
Cegid (outils FCRS, Etafi Conso, Planning, Open Executive, Open Convergence, COM’FI…)
Sage (solution SAGE 1000 « E-Report »,...)
IBM/Cognos (solutions Cognos 8 BI, Controller, TM1,…)
SAP/BO (ses solutions BO Finance (ex Magnitude) SAP BPC (ex Outlooksoft) et FIM/DataIntegrator,…)
Microsoft (solution Performance Point Server, ses outils décisionnels,…)
Tagetik (son application Tagetik CPM)

Dans le choix d’une solution la petite histoire de Microsoft et de sa solution Performance Point est intéressante à retenir : Notre cabinet de Conseil était chez un client en phase de choix d’une solution de contrôle de gestion lorsque Microsoft a annoncé la mise à l’écart de Performance Point (pas tout à fait annoncé comme cela…). Cette publication a structuré bien évidemment le choix de la solution de notre client. Il est donc ici intéressant de noter que le positionnement de la solution dans la stratégie de l’éditeur est essentiel et doit être l’une des composantes à prendre en compte dans le choix de la solution.
Pour poursuivre notre réflexion sur l’importance de la place des solutions chez leurs éditeurs : Comment doit-on appréhender à ce jour la place de BO Finance (Ex-Magnitude) dans la « road map » de SAP même si bien évidemment l’éditeur allemand ne va pas abandonner à court terme une solution de consolidation qui a largement fait ses preuves et qui encore aujourd’hui permet à près de 80% des groupes du CAC 40 de produire leurs comptes consolidés. Néanmoins les développements futurs, son intégration dans l’environnement SAP, son positionnement vis-à-vis de SAP BPC (ex-Outlooksoft), son internationalisation sont autant d’éléments essentiels qui doivent être intégrés dans une prise de décision. Communiquer ces informations à son client doit lui permettre de prendre la bonne décision en ayant connaissance d’un maximum d’informations….après cet aparté reprenons avec l’étape 2….

Etape -2- L’ELABORATION D’UNE MAQUETTE APPLICATIVE : PERSONNALISER LA DEMONSTRATION

Lors de la première manifestation commerciale d’un éditeur la majorité des interlocuteurs clients estiment avoir « participé à une démonstration où il a été difficile de percevoir réellement la solution » et il est alors nécessaire de passer à l’étape suivante avec une démonstration individualisée.
Dans un document, le plus souvent quelques fichiers Excel, le client aidé du cabinet de conseil qui l’accompagne, va traduire les problématiques qu’il souhaite voir aborder par l’éditeur. Grâce à cette maquette, les avant-ventes Editeur vont créer une application spécifique (POC –Proof Of Concept) avec des besoins personnalisés et ainsi démontrer au prospect, lors d’une seconde soutenance, la capacité de sa solution à répondre aux exigences.
Le client commencera alors à percevoir beaucoup plus aisément les forces et faiblesses, les avantages et inconvénients, l’étendue ou les limites de chaque solution tant en confort d’utilisation, qu’en facilité de déploiement,…
Des rencontres plus techniques entre les interlocuteurs de la Direction des Systèmes Informatiques et les techniciens des plates-formes Editeurs peuvent également avoir lieu afin d’appréhender ensemble la cohérence de l’urbanisme informatique des solutions présentées.
Après cette étape le choix commence à se dessiner mais ne négligeons pas une 3ième étape elle aussi essentielle….

Etape -3- LA CONSTRUCTION D’UNE GRILLE D’EVALUATION : AIDER A PONDERER SON CHOIX

Les démonstrations des solutions Editeurs, les propositions commerciales et autres documents ont permis de collecter une multitude d’informations qu’il convient de structurer pour y voir un peu plus clair : Une grille d’évaluation des solutions peut être élaborée afin justement d’éclairer les différents décideurs.
Pour exemple voici quelques thèmes, non exhaustifs, à lister dans cette grille d’évaluation :

Informations sur l'éditeur : comme nous l’évoquions ci-dessus le positionnement de la solution au regard de la stratégie de l’éditeur est un élément à prendre en compte. La politique commerciale, la maturité de la solution, les références sur le marché du groupe, la durée de vie de la maintenance, le support de l’éditeur (exemple : capacité à fournir des correctifs de bugs,…)…sont également à intégrer dans la grille
Couverture des besoins fonctionnels : Il conviendra d’estimer si la solution répondra aux besoins fonctionnels du groupe préalablement définis dans le périmètre fonctionnel
Confort d'utilisation : dans un choix d’une solution, il convient de distinguer la perception de l’utilisation de la solution en tant qu’utilisateur fonctionnel et en tant qu’administrateur technique. Il est possible d’avoir une position contradictoire pour la même solution entre l’utilisateur final qui juge simple d’utilisation le logiciel, et au contraire l’administrateur technique qui percevra une lourdeur dans la maintenance de l’application
La facilité de réalisation : Il est par exemple important de comparer le nombre de jours nécessaires au déploiement de l’une ou l’autre des solutions même si aujourd’hui, sur un même projet, la variable d’ajustement se situe autour de 10% entre les implémentations de différentes solutions. Par ailleurs, il est intéressant d’appréhender pour le déploiement et pour la maintenance future de la solution les compétences techniques à acquérir pour être indépendant vis-à-vis des éditeurs et/ou intégrateurs. Pour exemple des compétences MDX, SQL, Visual Basic peuvent être nécessaires en fonction de la solution retenue
Coût : Le coût de la solution ainsi que celui de la maintenance (+ ou – 20% par an du coût des licences) sont évidemment des éléments à prendre en compte. Nous pouvons noter aujourd’hui qu’en raison d’une concentration du marché des éditeurs, et dans un environnement financier actuellement instable, les tarifs proposés par les éditeurs sont réellement attrayants et sont le plus souvent à peu près comparables. Nous rajouterons que les prix catalogues affichés sont loin des tarifs contractualisés au final avec le client…

Cette grille d’évaluation devra être pondérée en fonction de la hiérarchie d’importance des besoins de chaque décideur. Ainsi en fonction du profil des décisionnaires, la pondération pourra être différente : On peut imaginer qu’un utilisateur mettra plus de poids dans la balance pour la convivialité de la solution, qu’un administrateur technique portera plus d’importance aux types de langages nécessaires au développement, qu’un directeur informatique s’attardera sur la conformité de l’architecture technique de la solution vis-à-vis des normes groupe et que le DAF regardera de très près le coût global du projet…

TROIS ETAPES NECESSAIRES….MAIS PAS SUFFISANTES….

Correctement menées ces trois étapes doivent permettre au client de choisir LA solution qui convient à SES besoins dans SON contexte. Il est également intéressant de noter que ce dernier peut échanger sur des retours d’expériences avec des groupes ayant installé les mêmes solutions dans un contexte similaire. Ces dialogues peuvent éclairer le client en échangeant concrètement sur des projets de solutions déjà déployées.
Enfin il est important d’indiquer que même si ces 3 étapes sont essentielles elles ne suffisent pas à garantir le succès du projet….
Effectivement les solutions proposées actuellement par les éditeurs sont relativement souples et adaptables. Ainsi la réussite du déploiement de la solution dépend en grande partie des phases de conceptions et de réalisation.
Ainsi la souplesse des outils est un grand avantage car ces solutions peuvent s’adapter aux spécificités de chaque groupe mais cette flexibilité peut également être un inconvénient important car si les développements spécifiques ne sont pas convenablement réalisés, alors la solution ne répondra pas aux besoins du client.
Ceci implique que les attentes fonctionnelles du client soient parfaitement comprises et retranscrites dans le Dossier des Spécifications et que les paramétrages suivent idéalement ses principes de réalisation. Sans vouloir prêcher pour notre propre paroisse nous rencontrons encore trop souvent des clients mécontents de la solution déployée chez eux, non pas parce que l’outil ne répondait pas nativement à leurs besoins, mais parce que la phase de conception n’a pas convenablement été menée et qu’ainsi la solution mise en place n’a pas correctement été paramétrée…Ce sont donc des nouvelles étapes à ne pas négliger dans le phasage du projet.
Merci de votre attention et BON PROJET.

* Neo Finance ® cabinet de conseil en déploiement de solutions de gestion prévisionnelle, de consolidation financière et de reporting de gestion. www.neo-finance.fr