KDS, leader international des solutions SaaS de gestion des déplacements professionnels et des notes de frais, annonce le lancement d’un nouveau module de facturation pour sa solution KDS Corporate.

Ce module permet de réconcilier les factures des fournisseurs avec les notes de frais des employés tout en facilitant la gestion des voyages et des notes de frais. Le module de facturation offre aux entreprises un meilleur contrôle des coûts et la détection de nouvelles sources d’économies.

Le nouveau module de facturation de KDS répond à un besoin vital des Responsables Achats : connaitre le coût total d'un voyage d’affaires. Cette solution end-to-end (de bout en bout) permet aux entreprises de réduire le temps et les efforts nécessaires pour réconcilier factures et dépenses.

Pourquoi ce besoin ? Une histoire vraie...
Pour assister à une réunion qui a lieu dans un mois, Florence réserve et facture immédiatement à son entreprise un voyage à New York. Néanmoins, comme cela arrive souvent, la date de la réunion est reportée, elle annule donc sa réservation. La compagnie aérienne rembourse Florence, mais, étant très occupée, elle oublie de reverser l’argent à son entreprise. Autant vous dire que son service financier n’apprécie guère.

Avec le module de facturation de KDS Corporate, la société de Florence aurait été alertée de l’annulation du voyage et du remboursement à l’employé.

Les frais occasionnés lors d’un voyage d’affaires sont réglés en cartes de crédit (personnelles ou professionnelles), cartes logées ou en liquide. Le travail des services achats et financiers est alors de comprendre qui dépense quel montant pour quel service. Cependant, faire un tel travail sur une longue liste de dépenses et de notes de frais pour une multitude de voyageurs à travers une facture fournisseur unique – qui peut porter sur les billets d’avions, hôtels, locations de voitures et toutes autres dépenses voyages – se révèle être jusqu’à présent une tâche longue et fastidieuse.

« Avant notre module de facturation, la plupart de nos clients devaient attendre le rapport de leur agence de voyage et passer des heures à analyser les données récoltées pour relier chaque réservation avec la bonne facture », déclare Yves Weisselberger, PDG de KDS. « Connaitre le coût total réel d’un voyage d’affaires est depuis longtemps l’objectif phare des services financiers et achats. Avec KDS, cet objectif peut maintenant être atteint par toutes les entreprises ».

Le module facturation pour les cartes logées
Les cartes logées (numéro de compte implanté dans une agence de voyages) sont des produits qui centralisent les paiements pour les achats des services voyages. Même si les cartes logées ont permis de grandement simplifier la gestion des dépenses et des déplacements professionnels, la réconciliation entre les factures de ces cartes et les réservations effectuées par le voyageur est optimisée et simplifiée via le nouveau module de facturation KDS. Les entreprises peuvent à présent mieux gérer leurs contrats avec leurs fournisseurs, l’application de leur politique voyage ainsi que de nombreuses autres opportunités d’économies.

Mais durant un déplacement professionnel, toutes les dépenses ne sont pas payées par cartes bancaires ou cartes d’affaires. Les entreprises ont des contrats directs avec des fournisseurs tels que les hôteliers, les compagnies ferroviaires ou les loueurs voitures. Ces contrats négociés permettent aux entreprises de bénéficier de prix plus bas et simplifie la gestion administratifs. Cependant, décomposer ces factures pour chaque employé peut être une tâche qui demande beaucoup de temps. Le module de facturation de KDS Corporate simplifie ce processus et permet de réconcilier les notes de frais des employés et les factures des fournisseurs.

Avec ce nouveau module, KDS Corporate complète et boucle l’ensemble des processus liés aux voyages d’affaires : de la planification et réservation d’un déplacement, au paiement des factures et remboursement des notes de frais. Les voyageurs peuvent à présent gérer leurs réservations et notes de frais de façon simple, rapide et efficace pendant que leurs services achat et financier restent tenus informés des dépenses occasionnées tout en ayant un contrôle et une vision réconciliée globale de chaque réservation.