ITESOFT, leader en France et éditeur européen majeur de solutions de capture, traitement et gestion automatiques de documents tire le bilan de projets originaux d'automatisation du traitement des détails de règlements clients, en s'appuyant sur le retour d'expériences de plusieurs clients dont AMERICAN EXPRESS VOYAGES D'AFFAIRES.



Un levier d'optimisation de la Comptabilité Clients qui intéresse les Directions Financières



Depuis plusieurs années, nombre de Directions Financières considèrent l'amélioration de leur productivité administrative comme un axe majeur de progrés. Les processus transversaux « Purchase to Pay » et « Order to Cash » impliquant fortement les Directions Financières, bénéficient ainsi des bénéfices induits par le recours aux solutions de dématérialisation et traitement automatique des documents entrants (factures fournisseurs, commandes clients, règlements, détails de règlement, etc.) :



gains de productivité par l'automatisation de la saisie,

accélération du traitement grâce à la circulation de l'image électronique des documents,

traçabilité du processus (compatibilité SOX et lois sur la sécurité financière).



Grâce au succès reconnu de sa solution-métier de Traitement Automatique des Factures Fournisseurs, ITESOFT.FreeMind for Invoices, ITESOFT a tout particulièrement su comprendre et satisfaire les attentes des Directions Financières. ITESOFT s'est appuyée sur cette proximité pour proposer aux Directions Financières des solutions d'optimisation du processus d'encaissement via l'automatisation du traitement des détails de règlements.


« En recherche permanente de leviers d'optimisation de ses propres processus métiers, c'est très logiquement que notre société a décidé de dématérialiser et traiter automatiquement les détails de règlement reçus de ses clients entreprises et administrations. Pour cela, nous avons choisi en février 2005 la solution-métier ITESOFT.FreeMind for Invoices et l'avons mise en place dès avril 2005 avec le support des experts ITESOFT pour traiter automatiquement plus de 20 000 règlements par mois » résume un Directeur Comptable.



Objectif fonctionnel atteint : le lettrage automatique des règlements clients



Les détails de règlement clients récapitulent les paiements portés au compte des sociétés par leurs clients. Auparavant rapprochés manuellement des factures clients correspondantes, ces documents sont numérisés, lus et vérifiés automatiquement par ITESOFT.FreeMind for Invoices avant d'alimenter les ERP et applicatifs Finance en place (SAP® R/3, ORACLE Financials, etc.). Ainsi, la réconciliation « facture client – règlement » et le lettrage de chaque règlement dans chaque compte client sont automatisés.



L'élément de complexité réside essentiellement en la nature des documents. En effet, ces détails de règlement, envoyés par les clients de manière totalement anarchique (par jour, semaine ou mois) sur des modèles de documents parfaitement hétérogènes, peuvent contenir plusieurs centaines de pages. Chaque page peut être elle-même composée de plusieurs dizaines de lignes. Chaque ligne doit être analysée car le règlement associé correspond à une facture client particulière.


Pour relever ce challenge technologique, ce sont les technologies d'analyse et de lecture automatiques dédiées aux documents à structure variable embarquées dans ITESOFT.FreeMind for Invoices qui sont utilisées.



20 à 30% de gains de productivité



« La mise en place de la plate-forme de dématérialisation et d'automatisation nous a fait basculer dans une autre ère ! » s'exclame un autre décideur financier, « en termes purement financier, nous avons réalisé entre 20 et 30% d'économies en automatisant les tâches manuelles et en réduisant le temps de traitement et les ressources engagées ».



Au-delà des gains de productivité, la mise en œuvre de ces projets génère des bénéfices qualitatifs majeurs. Libérés de tâches à faible valeur ajoutée, les comptables se sentent responsabilisés en étant, par exemple, affectés à des fonctions d'analyse et de justifications de comptes. Ils ne sont plus le maillon d'un processus opaque et deviennent des acteurs polyvalents mobilisés pour atteindre un objectif d'encaissement optimal. De même, les agents du Service Recouvrement reçoivent les informations plus rapidement pour déclencher leurs relances, et agir sur la réduction du délai de recouvrement.


D'autre part, en s'appuyant sur la souplesse d'architecture qu'offre la solution-métier ITESOFT, les sociétés multi-sites ont profité de ce type de projets pour réorganiser leur Comptabilité Clients sans impact social. Par exemple, un back-office jusque là composé d'antennes à Bordeaux, Lille, Paris et Lyon ne forme désormais qu'un seul et même département : « S'appuyant sur des processus harmonisés, les équipes locales sont désormais capables de s'épauler entre elles pour absorber les pics d'activité ou les départs volontaires. Nous bénéficions d'une vision consolidée et nous pouvons distribuer le travail librement sans aucun déplacement de collaborateur ! » explique un Chef de Projet.



Le processus « Order to Cash » dématérialisé à toutes les étapes





« Nous sommes particulièrement fiers de compter AMERICAN EXPRESS parmi nos clients. La réussite de ce type de projets démontre à la fois la puissance technologique et la capacité de ITESOFT à répondre à de multiples besoins de dématérialisation et d'automatisation du traitement de documents dans les entreprises » analyse Frédéric Baudassé, Directeur Général Opérations ITESOFT.


En effet, ITESOFT propose plusieurs solutions-métiers dédiés à la dématérialisation et à l'automatisation du traitement de l‘ensemble des documents du processus « Order to Cash » : depuis le traitement des commandes clients avec ITESOFT.FreeMind for Orders jusqu'à celui des règlements (chèques, etc.) avec ITESOFT.iSpid.