Dans le cadre d’un appel d’offre lancé par l’UGAP, Toshiba TFIS annonce avoir remporté la majorité des lots présentés, soit au total 6 lots sur 8.

Qui est l’UGAP ?

Centrale d’achat publique généraliste, placée sous la double tutelle du Ministère de l’Economie, des Finances et de l’Emploi ainsi que du Ministère de l’Education Nationale, l’UGAP a pour mission de « simplifier la vie » de ses clients et des titulaires de marchés en facilitant passation, suivi et gestion des commandes.

Ses clients, au nombre de 30 000, sont des établissements publiques ou privés assurant une mission de service public et sont regroupés autour de cinq grands secteurs d’activité : véhicule, informatique, mobilier et équipement général, services aux bâtiments et aux occupants et médical.

En 2007, l’UGAP a enregistré un montant de commandes de 1 046 M€ et en 2008, 1,14 M€ soit une progression de 9%.

L’Offre de reprographie : un enjeu majeur pour l’UGAP

Lancé en 2007, l’appel d’offre de l’UGAP pour la reprographie est stratégique car il s’agit d’une offre dite « transversale », que l’UGAP pourra proposer à l’ensemble de ses clients. « Il est essentiel pour nous que ces offres transversales soient extrêmement performantes car elles vont être un vecteur d’image de la qualité des produits que nous proposons à l’ensemble de notre clientèle », indique Valérie Terrisse, directrice des achats de l’UGAP.

Cet appel d’offre couvre une large gamme de produits, classés en fonction de leur débit « copie par minute ».

Les huit lots couvrent à la fois les besoins de location-maintenance et les besoins d’acquisition avec maintenance associée.

« Sur les 8 lots présentés, Toshiba en a remporté 6, ce qui en fait notre partenaire quasi-exclusif sur l’offre de reprographie », explique Valérie Terrisse.

Il s’agit d’un renouvellement de marché car Toshiba était déjà partenaire de l’UGAP sur la période précédente 2006-2007. « Pendant ces deux premières années de collaboration, Toshiba et l’UGAP ont beaucoup travaillé sur la simplification administrative et sur la diminution des coûts de gestion. Ceci a permis aux deux parties de franchir un pas considérable, notamment en matière de dématérialisation des échanges. Aujourd’hui, nous sommes capables d’absorber un niveau de commandes beaucoup plus important qu’auparavant », précise Valérie Terrisse.

Une réponse sur mesure à la dématérialisation fiscale pour garantir les performances économiques et la rationalisation des processus

En 2002, l’UGAP enregistrait 400 millions de commandes – et en 2008, ce montant avait presque triplé, d’où la nécessité d’automatiser certaines tâches et de faire appel à la dématérialisation pour absorber le volume croissant de commandes et de factures.

L’émetteur et le récepteur disposent chacun d’un fichier informatique rigoureusement identique, contenant les données de facturation, qui constitue la preuve de la facture en cas de contrôle fiscal.

Les équipes techniques de Toshiba ont ainsi su apporter une réponse sur mesure à la problématique de dématérialisation fiscale de l’UGAP. Pour permettre au système d’information de la centrale d’achat d’absorber une puissante montée en charge du niveau de commandes, Toshiba a réalisé un développement spécifique qui, relié à l’ERP Oracle Applications, extrait les données de facturation, preuve légale de la facture.

Le processus prévoit l’incrémentation quotidienne de listes récapitulatives de manière à vérifier que le dit-fichier n’a pas subi de modification ultérieurement à son envoi. Les deux parties sont dans l’obligation de conserver et d’archiver de manière sécurisées ces listes. Pour l’archivage de ces données de facturation, Toshiba a fait le choix de son partenaire Novadys, éditeur de la solution Documind, qui garantit une sécurité incontestable pour les dossiers archivés, grâce à une gestion des droits d'accès à la base de documents et aux certificats et signatures électroniques (Chambersign) intégrés.



Des bénéfices tangibles au service du client final

Les premiers gains de la dématérialisation sont d’ordre productif et économique : absence de saisie manuelle, qualité de commandes accrue (très peu de commandes sont désormais en anomalie, sans pouvoir être enregistrées par Toshiba), diminution du taux de litiges, pour ne citer que les principaux.

Les bénéfices les plus intéressants sont d’un tout autre ordre, comme le précise Valérie Terrisse : « En effet, ce projet nous a amené à revisiter l’ensemble de nos processus et à remettre en question les solutions établies. Nous avons ouvert nos systèmes d’information et avons ainsi chacun pu bénéficier d’un regard extérieur sur nos méthodes respectives, ce qui nous a énormément apporté en termes de simplification des tâches, et de réduction des processus inutiles ».

Le balayage complet des processus a impliqué de revoir le circuit complet des documents, la fluidité des échanges, au final, l’UGAP a gagné en réactivité et dispose d’un atout commercial majeur face à ses clients. « La qualité du service rendu à nos clients finaux est désormais optimal. Grâce à ce projet, nous avons pu par exemple, présenter cette offre au Ministère de l’Intérieur », ajoute Valérie Terrisse.

Le projet est désormais totalement opérationnel depuis janvier 2009. Plus de 97 % des factures reçues sont traitées automatiquement par le service comptable de l’UGAP. Toshiba bénéficie du délai de paiement réduit des factures à 30 jours au lieu de 45, bien que les marchés soient antérieurs à la date « officielle » de diminution des délais.