KDS, le leader européen des solutions logicielles de gestion des déplacements et des frais professionnels en ligne, a interrogé 435 voyageurs d’affaires à travers le monde sur leurs habitudes et sur les changements au cours de ces derniers mois de la politique de leur entreprise en matière de déplacements professionnels.





L’ENTREPRISE & LES VOYAGES D’AFFAIRES : PLACE AUX ECONOMIES !



Réduction significative des voyages d’affaires

71% des personnes interrogées affirment que leur entreprise a réduit significativement les voyages d’affaires. Ces mesures ont déjà été prises il y a plus de 6 mois pour 37% ; entre octobre 2008 et avril 2009 pour 54% ; et depuis avril dernier pour 9% d’entre eux.



La crise impacte-t-elle indistinctement tous les déplacements professionnels ?

Quels sont les voyages encore autorisés ?



Les voyages à but commercial restent préservés pour 45% des personnes ayant répondu à l’enquête, de même pour le support client (21%) ou les salons, conférences, présentations ou lancements produits (20%). Par contre, la question de la pertinence des déplacements est remise en cause pour ce qui est des réunions inter-filiales (10%) et des formations (4%).



Les entreprises réduisent le nombre de participants aux salons professionnels qui souffrent de cette désaffection. Des solutions alternatives sont plus particulièrement poussées au sein des entreprises comme la visioconférence ou le e-learning. On passe progressivement de l’incitation à l’injonction. Dans certaines grandes entreprises, la consigne est parfois très claire « Cessez tous les voyages qui n’ont pas pour but de rencontrer un client » !



Les déplacements sont-ils vraiment indispensables ?

Sur les cinq derniers déplacements, ils sont 49% à considérer qu’ils étaient tous indispensables au bon fonctionnement de l’entreprise, 16% à estimer que quatre voyages sur cinq l’étaient également, mais 26% à penser qu’entre un et trois seulement étaient réellement indispensables.



Il faut noter que 9 % des participants à l’enquête considèrent qu’aucun de leurs cinq derniers déplacements n’était indispensable au bon fonctionnent de l’entreprise ou à l’atteinte de leurs objectifs !



Des frais utiles à la performance des entreprises ?

A la question de savoir parmi les frais, quels étaient les plus susceptibles de faciliter les affaires et les relations commerciales, le déjeuner d’affaires arrive en tête (tout à fait d’accord : 47% ; oui occasionnellement : 41% ; non : 9%). Le dîner d’affaires, dans une moindre mesure est également important (tout à fait d’accord : 22% ; oui occasionnellement : 57% ; non : 17%). Par contre, le cadeau d’affaires ne semble plus faire recette (tout à fait d’accord : 8% ; oui occasionnellement : 31% ; non : 59%).





DES DEPLACEMENTS PROFESSIONNELS DE PLUS EN PLUS SUBIS PAR LES VOYAGEURS D’AFFAIRES?



Un contrôle et une justification renforcés des voyages

75% des sondés confirment devoir aujourd’hui justifier d’avantage les raisons de leurs missions à l’étranger.



Opportunité



Ce contrôle accru est certainement dû à l’usage de plus en plus répandu des systèmes en ligne de réservation de voyages et de gestion des notes de frais. Celui-ci renforce l’application de la politique voyage de l’entreprise. Y déroger nécessite maintenant de justifier son choix. Les entreprises sont à la recherche du retour sur investissement, et les déplacements professionnels, qui constituent le troisième poste de dépenses hors production après les salaires, doivent avoir une justification économique.



Classe affaires ou pas pour les déplacements en avion ?

Les entreprises autorisent la classe affaires lors des déplacements en avion pour 38% des personnes interrogées, mais sous certaines conditions. Dans cet échantillon, elle n’est tolérée pour les vols de moins de trois heures que pour 9%, et pour les vols de trois à cinq heures pour 21% d’entre eux. 40% n’ont accès à la classe affaires que pour des vols de plus de 5 heures. Pour 62% des participants à l’enquête, la classe affaires n’est tout simplement pas/plus autorisée pour les déplacements en avion.





Réduction des frais d’hébergement

58% des sondés déclarent avoir réduit le nombre de nuits passées à l’hôtel au cours des six derniers mois dans le cadre de leurs missions. 35% déclarent avoir réduit leur séjour d’une nuit sur cinq, 30% de deux nuits, 22% de trois nuits et 13% de trois nuits ou plus.



On n’est toutefois pas encore à partager sa chambre pour réduire les coûts : 93 % déclarent ne pas avoir eu de demande de cette nature par leur entreprise. Les 7% qui ont partagé leur chambre l’on fait dans le cadre de séminaires, kick-off ou de conventions. Pour ce qui est des réservations d’hôtels, le critère prix l’emporte progressivement sur le confort au moment d’effectuer les réservations.



Opportunité



« S’ils devaient faire un « Paris-San Francisco » en trois jours, et faire un arbitrage pour des raisons budgétaires, 73% des sondés préféreraient voler en classe affaires plutôt que de privilégier le standing de l’hôtel et le confort de la chambre, » souligne Stanislas Berteloot, directeur marketing de KDS. « Ces informations peuvent être utiles pour repenser la politique voyage. En effet, un vrai travail en amont doit être mené pour réduire les voyages inutiles. Par contre une fois justifiées et autorisées, les règles de la politique voyage devraient, par exemple être suffisamment intelligentes pour prendre en compte la durée du déplacement et autoriser la classe affaires pour un déplacement de courte durée tout en limitant le niveau de confort de l’hôtel ».



Quels bénéfices les voyageurs d’affaires tirent-ils de leurs déplacements ?

Les voyages d’affaires permettent avant tout une meilleure collaboration avec les collègues travaillant sur d’autres sites (81% sont d’accord). Ils permettent évidemment une meilleure connaissance des enjeux et des défis locaux (53% tout à fait d’accord); dans une moindre mesure ils permettent également une identification de risques ignorés (25% tout à fait d’accord ; 50% d’accord).



Par contre, seuls 19% des sondés sont tout à fait d’accord avec l’affirmation « les voyages d’affaires sont parmi les atouts et attributs de mon poste ».



Pour 22,4% des voyageurs d’affaires, les déplacements professionnels sont un « mauvais coté » de leur poste dont ils se passeraient volontiers !



32% considèrent que les voyages d’affaires nuisent à leur équilibre familial (9,5% tout à fait d’accord ; 23,1% d’accord ; 38,5% plutôt pas d’accord ; 29% pas d’accord) et 27,8% qu’ils nuisent à leur santé (7,7% tout à fait d’accord ; 20,1% d’accord ; 36,1% plutôt pas d’accord ; 36,1% pas d’accord).



Opportunité



Malgré un investissement personnel élevé pour le voyageur, ces chiffres montrent l’importance des voyages. Il est évident que les rencontres sont indispensables à une meilleure compréhension des individus et des différences culturelles. Comme nous mentionne un voyageur espagnol interrogé pour cette étude : « la rencontre en face à face reste incontournable pour faciliter le travail entre différents sites et ne sera à mon avis jamais remplacée par le téléphone ou la vidéo conférence ».



Si on proposait aux voyageurs d’affaires de changer la fréquence de leurs déplacements, sans toucher à leur fonction ni à leur rémunération, 62% des sondés préfèreraient voyager moins souvent !



Ce chiffre n’est pas en contradiction avec les précédents : si la majorité des voyageurs préfèrent se déplacer moins c’est sans doute car les voyages sont devenus de moins en moins agréables et de plus en plus stressants. En effet, classe économie est devenue la norme et les voyageurs sont aujourd’hui constamment connectés.





LES PETITS A-COTES DES DEPLACEMENTS PROFESSIONNELS



Les soirées et week-ends en voyage d’affaires… on travaille ?

S’ils devaient passer une nuit à l’hôtel lors d’un voyage d’affaires avec des collègues, 61% des sondés préfèreraient passer du temps libre avec leurs collègues et 19% rester seuls pour se reposer. Ils ne sont que 10% à opter pour occuper ce temps à travailler avec leurs collègues et 10% à préférer rester seuls pour travailler.



Opportunité



Les déplacements professionnels sont aussi l’occasion de visiter et de faire du tourisme !

Quand ils doivent passer le week-end en voyages d’affaires, 43% des sondés en profitent pour visiter et faire du tourisme ; 19% se reposent et un petit 9% se consacrent au shopping.

Ils sont tout de même 29% à déclarer en profiter pour travailler !



Si l’on compare les français aux allemands et anglo-saxons (Grande-Bretagne / Etats-Unis) 59% des français font de tourisme contre 35% d’allemands et 30% d’anglais et d’américains. Les anglo-saxons sont les plus travailleurs avec 34% contre 30% d’allemands et 24% de français. Les allemands sont ceux qui se reposent le plus (25%), 24% d’anglo-saxons et 12% de français.



« Au-delà d’une analyse financière réductrice, uniquement focalisée sur les coûts des déplacements, ces résultats doivent nous faire réfléchir aux bénéfices induits que peut tirer l’industrie du voyage d’affaires ! » commente Stanislas Berteloot. « Lors de ces déplacements, une partie non négligeable des cadres interrogés consacre leur temps libre en soirée et le week-end à faire du tourisme, du shopping ou simplement à « socialiser » entre collègues. A l’heure des médias sociaux et des téléphones intelligents il y a certainement des opportunités intéressantes pour les hôteliers, les agences de voyages et fournisseurs de contenus sur le web ».





A propos de l’étude

Plus de 435 professionnels ont accepté de participer à cette enquête en ligne menée par KDS du 12 au 29 mai 2009. Ils appartiennent pour 38% d’entre eux à des entreprises de plus de 10 000 salariés, pour 10% d’entre eux à des entreprises de plus de 5 000 à 10 000 salariés, pour 29% d’entre eux à des entreprises de plus de 1 à 500 salariés et pour 23 % d’entre eux à des entreprises de plus de 500 à 5 000 salariés.



Les participants à cette enquête voyagent pour 34 % d’entre eux de 1 à 5 fois par an, pour 15% d’entre eux de 5 à 10 fois par an, pour 21% d’entre eux de 10 à 20 fois par an, pour 11% d’entre eux de 20 à 30 fois, pour 15% d’entre eux plus de 30 fois par an.



A propos des opportunités



La situation économique actuelle ne fait qu’exacerber la tendance de réduction des coûts et de contrôle des déplacements entamée depuis plusieurs années.

Les organisations s’attendent désormais à un retour sur investissement pour chaque déplacement. Cette recherche constante d’économie génère de nouveaux comportements chez les voyageurs et de nouvelles attentes, ce qui se traduit par de nouvelles opportunités pour l’industrie du voyage d’affaires.



* Les voyageurs doivent justifier leurs déplacements : les outils de réservation des déplacements et de gestion des notes de frais en ligne ont un bel avenir devant eux.
* Les voyageurs sont prêts à faire des concessions entre l’avion et l’hôtel : la créativité des règles de politique voyages peut permettre de concilier les attentes de voyageurs avec la réduction des coûts.
* Un certain nombre de voyages peuvent être annulés sans impact sur le business. Les voyageurs préféreraient réduire leurs déplacements… Malgré tout, les voyages restent indispensables et des rencontres physiques sont nécessaires pour les affaires.
* Constamment connectés, les voyageurs sont sous pression. Par contre, le weekend et le soir, quand ils le peuvent, ils souhaitent décompresser. Il faut pouvoir les identifier et leur proposer ce qu’ils attendent, à savoir tourisme et shopping à proximité… Les services en ligne web 2.0 sont là pour ça.