Une solution performante et efficace pour la gestion et l’encaissement des chèques a été mise en œuvre en seulement trois mois à la CCPBRP.





La CCPBRP et sa mission



Au service de la profession du bâtiment depuis 1937, la CCPBRP collecte les cotisations professionnelles mensuelles et trimestrielles de 23 000 entreprises du Bâtiment de la région de Paris et gère, par externalisation, les congés payés de 160 000 salariés.

Au total, plus de 620 millions de cotisations annuelles sont encaissées par la Caisse.



L’investissement dans les nouvelles technologies de IMDS – notamment la Lecture Automatisée des Documents – permet à la CCPBRP de développer son efficacité et donc de satisfaire au mieux ses clients (délais de traitement réduits, gains de productivité, etc..)





L’existant et le besoin d’évoluer



L’application existante

Le processus d’encaissement des cotisations consiste à traiter 160 000 chèques par an, avec des pointes de 4 000 chèques par jour

Chaque chèque est accompagné d’un coupon issu du relevé de compte du client.



Depuis 2001, un traitement LAD est appliqué à ces deux documents – le couple coupon/chèque -, avec conservation et consultation des images chèques à partir des postes de travail. Le fichier de données établi à partir de ce traitement est intégré à la comptabilité pour une remise en banque par la suite.



Le scanner était devenu obsolète, avec des pannes de plus en plus fréquentes. Quant au logiciel de LAD, sa maintenance n’était plus assurée.



La recherche d’une nouvelle solution s’est donc imposée et plusieurs critères ont guidé son choix, notamment la recherche d’une meilleure productivité.





Les avantages de la nouvelle solution



Un scanner moyen de gamme (SEAC SB4000) et le logiciel AD’DOC IIM ™ de IMDS ont apporté les avantages suivants :



- diminution des traitements manuels, amélioration de la gestion du chèque et augmentation de la productivité : avant, deux passages étaient nécessaires pour la numérisation des chèques (1er passage) et leur endossement (2ème passage). La nouvelle solution traite en un seul passage l’acquisition et l’endossement des chèques



- légèreté de la solution : AD’DOC IIM ™ est installé uniquement sur le serveur, les postes locaux étant ainsi « banalisés ».



- autonomie du client : il a l’entière maîtrise du logiciel et de son outil de développement ; il peut maintenir la solution ainsi que mettre en œuvre d’autres évolutions applicatives.





La plus value de la solution AD’DOC IIM ™



Une personne réalise la mise en lot des documents, le pilotage du scanner et la numérisation des couples coupon/chèque. L’image du coupon et l’image du chèque sont importées dans AD’DOC IIM ™, qui les regroupe en un seul et même document logique, pour vérifier la cohérence des montants indiqués sur le coupon et sur le chèque.



Quand tout est bon – les problèmes sont gérés par les cinq personnes de l’équipe de vidéo codage (une à deux personnes à la fois), un fichier de données est généré et envoyé à la comptabilité de la CCPBRP, qui traite ensuite la remise en banque.



L’ensemble des paramètres de l’application sont définis dans le logiciel, y compris ceux du scanner et de son pilote. C’est AD’DOC IIM ™ qui indique au pilote du scanner quel endossement utiliser.

AD’DOC IIM ™ est ainsi l’interface unique, avec une ergonomie agréable.



La mise en oeuvre



Le projet étant lancé, la mise en production s’est effectuée en trois mois, avec le concours de IMDS et de SEAC pour optimisations du fonctionnement du scanner.


La solution répond entièrement aux attentes de la CCPBRP qui a apprécié le professionnalisme, la disponibilité et l’extrême réactivité des équipes IMDS.