En effet, pour quelques centaines d'euros, il est désormais possible d'
accéder à des solutions globales permettant d'industrialiser de bout en bout
un processus de gestion de documents. Cette révolution s'explique notamment
par la croissance exponentielle du nombre de documents échangés par les
entreprises et par le fort développement des échanges dématérialisés qui
tendent à devenir une règle de fonctionnement, notamment avec le
banalisation de la signature électronique...

Il devient alors crucial pour les PME qui ne disposent pas de ressources
Humaines extensibles de rationaliser leur mode de gestion de documents pour
permettre à leurs collaborateurs de se concentrer sur leurs missions sans
avoir à rechercher manuellement des informations indispensables à la
réalisation de leurs objectifs. Un autre facteur lié à la démocratisation
des outils de GED tient au lancement de nombreuses applications Saas qui
dégagent les entreprises de toutes problématiques d'installation, de
maintenance, d'acquisition de licences et d'achats de nouvelles versions.

La tendance du marché est donc largement orientée vers la fourniture d'
offres globales et flexibles qui peuvent aisément évoluer en fonction du
développement de l'entreprise. Loin d'être des solutions « au rabais », les
offres pour PME se concentrent donc sur les besoins fondamentaux de
celles-ci afin de leur proposer des fonctionnalités immédiatement
opérationnelles et génératrices de productivité à court terme.

Outre ces éléments, le développement de ces solutions s'explique par les
contraintes d'accès à l'information imposées par les clients des PME qui
attendent de ces dernières une réactivité accrue et un suivi personnel de
qualité. En s'équipant, elles améliorent ainsi leur avantage concurrentiel
et augmentent leur qualité de service.

Il convient néanmoins de préciser le périmètre fonctionnel couvert par les
applications dédiées au middle market. En effet, contrairement aux
plates-formes destinées aux grands comptes, elles proposent des
fonctionnalités plus intuitives et prédéfinies. Plus packagées, elles
offrent tout de même la possibilité de personnaliser un certain nombre de
process pour être en phase avec la logique organisationnelle des
entreprises. Ainsi, par exemple, des fonctionnalités liées à la mobilité
sont désormais proposées dans de nombreuses offres pour répondre aux besoins
des collaborateurs mobiles ( forces commerciales…)

Parmi les spécificités de ces offres se distingue également le nombre
important de connecteurs proposé en standard. En effet, au travers de ces
derniers, les plates-formes de GED pourront intégrer aisément des données
provenant d'applications bureautiques (exemple de la suite Office de
Microsoft) mais également d'applications métier usuellement utilisées dans
les PME ( logiciel de comptabilité….). Grâce à cette approche, les
entreprises du middle market peuvent alors mettre en place un mode de
traitement normalisé et bénéficier d'un outil transversal répertoriant l'
intégralité de leurs données.

Enfin, cette ouverture au marché des PME s'explique également par la
saturation des besoins en équipements des grands comptes et par la demande
croissante des petites et moyennes entreprises en solutions pensées pour
répondre à leurs besoins dès le lancement de leur activité. Poussée par la
banalisation des échanges électroniques, la GED est désormais un maillon
essentiel des systèmes d'information des PME. Plus qu'un concept, elle est
aujourd'hui largement adoptée et se positionne dans les premiers achats d'
outils informatiques, juste derrière les suites bureautiques.