Le Groupe Pierre et Vacances, leader européen des Résidences Loisirs appuie son activité sur deux métiers complémentaires : l'immobilier et le tourisme. En 2005, 6.4 millions de clients ont profité des prestations de l'une des six marques du groupe : Pierre & Vacances, Pierre & Vacances City, Maeva, Résidences MGM, Hôtels Latitudes et Center Parcs.



Un service Administration des Ventes centralisé, avec des délais de traitement ultra serrés



Centralisée à Paris, l'Administration des Ventes de toutes les marques, collecte les réservations en provenance d'internet, des call centers, des boutiques ou des résidences elles-mêmes. Le versement des arrhes doit impérativement être enregistré dans un délai de 7 jours, afin de confirmer la réservation. Ce versement peut se composer de chèques bancaires ou postaux, chèques vacances, bons d'achats, chèques cadeaux, ... et être ou non accompagné d'un document reprenant les éléments de la réservation. Chaque dossier peut comporter un ou plusieurs moyens de paiement, émanant d'une ou plusieurs personnes.



" La rapidité de traitement est un enjeu crucial pour nous et nos clients, en particulier pour la phase de confirmation de réservation. " Déclare Madame Robillard, Responsable de l'Administration des Ventes Directes du Groupe Pierre et Vacances. " Il ne nous reste souvent que peu de temps pour traiter les paiements dans les délais, et nous pouvons avoir de très gros volumes à traiter à certaines périodes. "



Le choix du logiciel ITESOFT.ISpid, a été précédé de tests réels sur des documents Pierre et Vacances, selon un scénario de traitement imposé. " L'expertise d'ITESOFT sur les traitements de tous types de documents de paiement a permis à leur équipe projet d'appréhender facilement nos souhaits et contraintes, pour nous proposer une solution adaptée à nos spécificités." ajoute Madame Robillard.



Automatiser les encaissements, et améliorer la relation clients



ITESOFT.ISpid va traiter simultanément les paiements (chèques - chèques vacances - autres moyens de paiement) et les courriers joints (lettre - formulaire de réservation - coupon de versement de soldes). Le paiement sera automatiquement rapproché du numéro de réservation, les données de paiement enregistrées dans le dossier du client, et le versement prêt à être transféré. Un fichier TLMC sera généré chaque jour, pour transfert des montants à la banque.



Tous les documents numérisés seront archivés en version électronique, ce qui permettra de répondre en ligne aux clients, par une simple consultation à l'écran.



" En automatisant le traitement des versements, y compris les règlements multiples (plusieurs paiements pour une seule réservation), nous libérerons un temps précieux de nos collaborateurs, qui pourront se concentrer sur les cas plus délicats des paiements qui arrivent seuls, sans courrier, et qui ne comportent aucun numéro de réservation ou encore faire de la relance clients." constate Madame Robillard.



Dans le futur, le Groupe Pierre et Vacances envisage d'aller vers la constitution d'un dossier client électronique plus complet, qui intégrerait les échanges de courriers, et les formulaires tels que les réservations de voyages, bons de confirmation de séjours, bulletins de demande de carte membre ..