Clients, prospects, adhérents, abonnés, collaborateurs… les entreprises ou grandes organisations sont amenées à manipuler de multiples informations à caractère personnel, sans toujours connaître leurs obligations ni contrôler tous les traitements de ces données sensibles. Fidèle à sa vocation de procurer aux professionnels des outils à la hauteur de leurs responsabilités, Legal Suite a conçu un module dédié pour répondre aux vrais enjeux d'une gestion maîtrisée des traitements de données à caractère personnel.
Un cadre réglementaire strict et précis

« Toute manipulation et tout stockage informatisé de données concernant un individu doit préalablement faire l'objet d'une déclaration à la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés. » La loi est du 6 janvier 1978, complétée par la loi du 6 août 2004 est claire et encadre parfaitement la mise en œuvre des fichiers ou traitements de données à caractère personnel. Or, la déclaration n'est que la face émergée de l'iceberg. Beaucoup d'entreprises sous-estiment les difficultés pratiques du recensement et du stockage de ces données sensibles, d'autant que leur nature évolue avec les nouvelles technologies (géo localisation…), les comportements d'achat, la retraite, etc.

« Il ne faut pas oublier « d'épurer » régulièrement ses fichiers, et dans tous les cas de pouvoir justifier de la finalité du traitement », rappelle Patrick Deleau, Président de LEGAL SUITE. « Le problème vient souvent de la dilution des responsabilités dans les grandes organisations, qu'elles soient publiques ou privées, et du nombre d'intermédiaires qui prennent des initiatives sans connaître leurs obligations. » Et même si les CIL, ces Correspondants locaux Informatique & Libertés et les experts « TDCP » existent depuis la Loi de 2004, ils manquent souvent de moyens pour faire face à leur obligation de tenue de registre et à la complexité croissante du traitement des données personnelles dans leur entreprise et rares sont ceux qui disposent d'un outil adapté, centralisé et opérationnel.

De vrais risques à maîtriser

Les risques encourus pour atteinte aux libertés individuelles sont conséquents. Le chef d'entreprise ou ses responsables délégués encourent jusqu'à 300 000 € d'amendes et jusqu'à cinq ans de prison et 1,5 M€ au pénal. Sans compter les éventuels demandes de dommages et intérêts. Avec un effet démultiplicateur puisque les sanctions s'appliquent pour chaque fichier non déclaré ou non recensé dans le registre CIL interne de l'entreprise. « Et même si la CNIL peut paraître débordée, ses moyens de contrôle ont été renforcés et une délation d'un ancien salarié suffit parfois à déclencher une procédure, souligne Patrick Deleau. Sous l'angle de la gestion des risques, plus que le risque pénal, c'est le risque médiatique qui est à redouter, celui de se faire épingler publiquement alors que l'entreprise s'évertue à développer une image de bonne gouvernance et de développement durable ». Comme ce fut le cas ces derniers mois pour des établissements de crédit, d'assurances et des enseignes de la grande distribution. Tout cela peut être évité grâce à un dispositif adapté.
LS Données Personnelles, une solution dédiée « Informatique & Libertés »

L'outil de Legal Suite suit le cycle complet des traitements de données à caractère personnel : inventaire centralisé et permanent des applications ou projets assujettis à une formalité CNIL, gestion dynamique et enregistrement de tous les échanges et modifications, accompagnement tout au long des processus de déclaration (y compris les demandes d'avis et d'autorisation préalable auprès la CNIL) selon la nature des données et leur sensibilité et enfin, pilotage facile pour les « acteurs CNIL » grâce à des tableaux de bord, l'historique des procédures et le rappel des actions à mener.

Parce que les responsabilités au sein de l'entreprise sont engagées, le module assure toute la visibilité nécessaire et permet une sécurisation maximale des fichiers, avec un système d'alerte et de suivi qui offre une assistance précieuse jusque dans la gestion des droits des tiers (droits d'information, d'accès, d'opposition ou de rectification). « Chaque déclaration a un numéro d'enregistrement CNIL, et toutes les modifications sont répertoriées. Une validation de conformité juridique finale par un expert juridique interne tel que le CIL ou le juriste spécialisé en Données Personnelles offre une garantie et une protection supplémentaire en cas de contrôle de la CNIL », précise Thet Sok, juriste chez l'éditeur.

LS DONNEES PERSONNELLES vient compléter la large gamme de modules spécialisés qui font le succès de la Legal Suite, suite progicielle modulaire choisie par de nombreuses grandes entreprises : ergonomie intuitive, facilité et rapidité de mise en œuvre (avec reprise des données existantes), multiples possibilités de personnalisation et d'évolution, puissance de sa plateforme full web. Legal Suite connaît une véritable success story. L'éditeur compte aujourd'hui plus de 12.500 utilisateurs et plus de 200 références présentes dans tous les secteurs économiques en France comme à l'international, dont 55% des groupes du CAC 40.