Dans le cadre d’une stratégie de consolidation du groupe, la structure européenne Zodiac Marine & Pool, fondée en 2007, veut rassembler en un seul endroit la fonction comptabilité auparavant dispersée au sein de plusieurs entités. A ce titre, la mise en place d’un Centre de Services Partagés européen lui impose de repenser la totalité de ses processus comptables, dont ceux liés aux clients et aux fournisseurs, réalisés manuellement afin de les automatiser et dématérialiser. Afin de relever ces enjeux organisationnels et technologiques liés à un Centre de Services Partagés, le leader des marchés professionnels et grand public de la marine, du pool-care et des solutions d’environnement sélectionne FLUCTICIEL, spécialiste de l’automatisation des process administratifs et financier, pour déployer les solutions logicielles Basware et Kofax, diffuser les « best practises » et parfaire l’ensemble des process fournisseurs & achats. Depuis l’ouverture de son CSP européen en juin 2009, Zodiac Marine & Pool gère de manière optimale et fluide ses 100 000 factures fournisseurs annuelles, via un circuit de validation et d’approbation totalement automatisé. Joseph Bejjani, CIO de Zodiac Marine & Pool, nous confie « Ce modèle d’organisation, le CSP nécessitait d’automatiser les processus financiers et donc d’adopter une solution technologique commune au sein de notre groupe, véritable pré-requis de ce type de projet. Avec les solutions déployées et l’expertise de FLUCTICIEL, nous avons déjà gagné en visibilité et en contrôle des factures fournisseurs. Dans les prochains mois, nous irons encore plus loin afin d’accroître notre productivité et améliorer la qualité des services rendus. »

Ainsi, le projet de CSP européen visait à supprimer les factures fournisseurs papiers et les traitements manuels, automatiser au maximum les processus comptables & achats inhérents et mettre en place un circuit de validation électronique des approbateurs des différentes filiales ou entités. De plus, la solution technologique de purchase to pay retenue devait impérativement s’interfacer à l’ERP en place Movex en vue d’intégrer tous les éléments et événements liés aux factures fournisseurs. Après un « tour d’horizon » des solutions du marché, Zodiac Marine & Pool arrête son choix sur la solution purchase to pay la plus aboutie et pertinente du marché, Basware : deux intégrateurs demeurent en compétition. Joseph Bejjani, nous détaille les raisons du choix de FLUCTICIEL : « Au-delà de la solution technologique retenue, nous voulions nous appuyer sur un intégrateur véritablement spécialisé dans l’automatisation des processus financiers, nerf de la guerre de notre projet. De plus, nous avions des exigences en termes de flexibilité et de respect des délais, l’ouverture de notre CSP en juin 2009. Seul FLUCTICIEL nous garantissait de mener ce projet en mode forfait, dans les délais impartis, moins de six mois et avec l’expertise « métier » requise. »

La signature du contrat a eu lieu en janvier 2009. Le projet s’est articulé en cinq grandes étapes : audit des besoins et des processus financiers en place, déploiement de la solution, réalisation des paramétrages en binôme avec l’équipe de Zodiac Marine & Pool, optimisation de l’organisation et des process liés aux achats et mise en production de la solution Basware à partir de juin 2009. Aujourd’hui, plus de 200 collaborateurs de Zodiac Marine & Pool utilisent quotidiennement la solution Basware, de manière transparente, pour gérer leurs achats fournisseurs et 7 comptables par ce biais en assurent le suivi. Sept mois après, Joseph Bejjani, nous détaille les premiers bénéfices de ce projet : « La mise en place de la solution Basware, couplée à l’expertise de FLUCTICIEL, nous a permis de revoir en profondeur nos processus de demandes d’achats et de suivi des factures. Nous avons désormais une plus grande visibilité et traçabilité des factures fournisseurs ce qui nous en facilite considérablement le contrôle et la pertinence. De ce fait, nous avons supprimé certains contrats qui pouvaient être en doublon ou inapproprié, gage d’une meilleure gestion de nos contrats. A la gestion rigoureuse des factures fournisseurs, nous souhaitons nous concentrer désormais sur la réduction de nos délais de paiements afin de nous conformer à la réglementation en vigueur et aux contrats négociés par nos acheteurs. » Il conclut : « Totalement satisfait des solutions déployées et des prestations réalisées par FLUCTICIEL, nous envisageons dans les prochains mois d’étendre ce projet, limité actuellement à l’Hexagone, à toutes nos filiales européennes. »