Suite à des changements structurels, la société Polymark, spécialiste des systèmes d’identification et de marquage des vêtements professionnels, s’est trouvée confrontée au manque d’adaptabilité de son progiciel de gestion intégrée.
Pour répondre à ses nouveaux besoins, la PME a fait appel à TVH Consulting, société indépendante spécialisée dans le conseil, la mise en œuvre et l’intégration de solutions ERP, pour l’accompagner dans sa migration vers une solution plus efficiente, Microsoft Dynamics AX. Objectif principal : garantir la reprise de l’existant sans régression fonctionnelle.


Une solution sur mesure répondant aux particularités de Polymark

La réorganisation de Polymark ayant révélé les limites d’une solution trop lourde et inadaptée à une petite structure, la société s’est donc orientée vers TVH Consulting pour la mise en place de la solution Microsoft Dynamics AX, plus conviviale, plus ouverte et adaptable aux métiers de l’entreprise.

Spécialiste du marquage textile mais également distributeur de matériel pour blanchisseries industrielles, Polymark a fait de son service après-vente sa priorité : pour gérer à la fois la maintenance, l’entretien et la réparation des machines sous et hors garantie, le service après-vente devait impérativement être pris en charge par le progiciel de gestion intégrée (ou ERP), pour permettre notamment le suivi du traitement des incidents.

« De par notre connaissance de l’ancien ERP de Polymark mais également grâce à nos critères d’exigence vis-à-vis des solutions que nous proposons à nos clients, Polymark nous a fait confiance dans ce projet », explique Eric Boisneault, Directeur Général adjoint de TVH Consulting. « Le choix de cette solution s’est imposé à nous car elle offre une large couverture fonctionnelle et métier, ainsi qu’une grande liberté d’adaptation. Par ailleurs, et pour répondre aux besoins d’une PME de la taille de Polymark, l’environnement Microsoft est idéal pour permettre les interactions entre les différents outils (Windows, Outlook…) et optimiser ainsi l’utilisation du système intégré », poursuit-il.


Une mise en place maîtrisée et un démarrage rapide

Afin d’éviter toute perte de données lors de la migration vers Microsoft Dynamics AX, de limiter les inconvénients pour les utilisateurs mais également pour les clients de Polymark,
TVH Consulting a réalisé l’intégration de la solution en trois grandes étapes :
Ø Le pré-paramétrage et la récupération des données ;
Ø Le paramétrage et les tests, réalisés pendant trois mois avec les équipes de Polymark ;
Ø La modélisation du processus SAV complet en moins de 10 jours par les équipes de TVH Consulting.

« La phase finale de migration s’est déroulée en un temps record pendant un week-end et la mise à jour de la récupération des données s’est faite en une journée », précise Ian Elliott, Président Directeur Général de Polymark. « Cette rapidité d’adaptation et de mise en place nous paraissait indispensable pour garantir une évolution sans douleur à l’ensemble de notre structure ».

Pour optimiser l’utilisation de cette nouvelle solution ERP et apporter ainsi une autonomie totale à Polymark, TVH Consulting a développé de véritables sessions de formation organisées sur deux mois, par groupe d’utilisateurs. Ce transfert de compétences a également été renforcé par une hotline et un extranet pour enregistrer et suivre le traitement de tout incident sur la solution.


Des résultats significatifs et un partenariat évolutif

Polymark dresse aujourd’hui un bilan positif de la mise en place de la solution Microsoft Dynamics AX et met notamment en avant des bénéfices importants :
- une solution plus réactive et plus souple ;
- la capacité de créer facilement de nouvelles activités et des métiers dans l’entreprise ;
- une meilleure visibilité sur les interventions de service ;
- une réduction des coûts de l’ERP.

« Les utilisateurs sont très satisfaits de notre nouvelle solution. Nous avons gagné en visibilité sur les interventions de service et avons réussi, avec l’aide de TVH Consulting, à mettre en place une solution de gestion intégrée, totalement adaptée à nos besoins et nos enjeux business », se félicite Ian Elliott, Président Directeur Général de Polymark. « Depuis un an, notre serveur est hébergé chez TVH Consulting, ce qui nous soulage de problématiques techniques pour nous recentrer sur notre cœur de métier », conclut-il.

Aujourd’hui pour cette PME de 70 personnes dont 20 en France, ce sont plus de dix utilisateurs qui se connectent chaque jour et utilisent les modules de Gestion commerciale, de Gestion des stocks et de la logistique, de comptabilité, de Gestion des achats et de Gestion du SAV. Pour compléter sa solution, Polymark s’est également équipé d’un module de Gestion de la relation client et d’un module de Gestion des projets.

Prochaine étape dans cette collaboration : le déploiement de la solution Dynamics AX au site de production de Polymark, basé à Daventry en Angleterre, pour une meilleure harmonisation de la gestion de l’entreprise.