Créée en 1952, Radiall, l'un des trois leaders mondiaux de la connectique coaxiale gère chaque année plusieurs centaines de notes de frais libellées en différentes devises et une grande variété de types de frais. En 2002 la société souhaitait se doter d'une solution d'harmonisation et d'automatisation du traitement des notes de frais. Radiall a retenu la solution VDoc Process d'Axemble.

A l'origine, chaque site français du Groupe Radiall disposait de ses propres formulaires et circuits pour la validation des notes de frais.
L'ensemble des écritures faisaient ensuite l'objet d'une saisie manuelle dans le logiciel de comptabilité. Un groupe de travail s'est réuni pour cartographier et simplifier ce processus qui impactait pas moins de 5 intervenants différents. En parallèle la Direction Informatique a recherché un outil pour modéliser et automatiser le traitement des notes de frais.

Radiall a retenu VDoc Process édité par Axemble pour sa souplesse et sa capacité à s'intégrer dans un Intranet existant. La direction Informatique s'est appuyée sur la business application proposée en standard par Axemble pour l'adapter à ses propres besoins. Les modifications principales ont porté sur le circuit du workflow (étapes et intervenants), les informations saisies, ainsi que la charte graphique.

Désormais, les 5 sites français du groupe disposent d'un outil et d'un processus simplifié pour le traitement des notes de frais. Réduit à 3 étapes, il impacte plus de 300 personnes. Le temps moyen de traitement d'une note de frais a été réduit, passant de 10 à 2,5 jours. Chaque utilisateur dispose d'un suivi et d'une traçabilité parfaite de ses demandes. Enfin, le travail de la comptabilité a été largement simplifié puisque les montants de chaque note de frais sont automatiquement intégrées dans le système comptable avec leurs affectations analytiques. Aujourd'hui environ 10000 notes ont été enregistrées sur Vdoc Process. Fort de cette réussite, Radiall a modélisé depuis de nouveaux processus comme les demandes de travail au laboratoire, les réclamations clients, les demandes d'investissement?

« Comme nous sommes partis d'une application déjà modélisée par Axemble, nous avons gagné un temps précieux qui nous a permis de prendre en compte toutes les spécificités du Groupe. Au final, et grâce à VDoc Process, le traitement d'une note de frais est passé de 10 jours à 2,5 jours » commente Catherine Faure Malan, Chef de Projet des applications collaboratives chez Radiall