Au-delà de la ‘réunionite’, leur fréquence n’est pas la seule raison de l’inefficacité des réunions. La dernière enquête internationale du recruteur Robert Half met en lumière ces autres raisons : parce que le sujet dévie en cours de réunion, qu’elle n’a pas de raison précise ou que les participants ne l’ont pas assez préparée, mais également en raison de la présence des personnes non concernées voire même d’absence d’ordre du jour (!). Des remèdes simples existent pourtant, que rappelle Robert Half.



Qu’est-ce rend une réunion improductive ?


En pole position de ces ‘écueils’ : le sujet qui dévie, relevé par 44% de l’ensemble des cadres interrogés (jusqu’à 55% en Australie, 53% en Irlande et 51% en Nouvelle-Zélande).



Dans 35% des cas, ensuite, une réunion serait inutile parce qu’elle pas de raison particulière (57% au Brésil, 43% au Japon) mais aussi parce que les participants n’ont pas préparé ce rendez-vous (46% aux Pays-Bas, 41% en Allemagne).



Troisième raison de l’inefficacité des réunions : la présence de personnes non concernées (34%), ce qui survient surtout en Australie et au Royaume-Uni (45%) ainsi qu’en Suisse (44%).



L’absence d’ordre du jour et l’absence des personnes les plus concernées par la réunion sont également de fréquents motifs d’inefficacité. Aussi étonnant que cela puisse paraître, l’absence d’ordre du jour en est la quatrième raison toutes réponses confondues (32% des suffrages), et ce de façon quasi-généralisée au Brésil (69%) et bien souvent également à Singapour (45%) et aux Etats-Unis (40%). Enfin, bizarrement, les personnes les plus concernées seraient absentes dans 22% des cas, surtout en Allemagne (35%), au Brésil (33%) et en France (33%).



En France, les réunions sont infructueuses :
car le sujet ne reste pas centré sur le thème principal (39%) ;
faute d’un ordre du jour / en raison de la présence de personnes non concernées (35%) ;
à cause du manque de préparation des participants (34%).



Des solutions pour rendre une réunion efficace


Olivier Gélis, Directeur Général de Robert Half, prodigue quelques conseils pratiques.

La fréquence des réunions est-elle pertinente ? « Le manque d’informations à mettre à l’ordre du jour indique qu’il faut tout simplement les espacer.»
La réunion est-elle trop longue ? « Le temps est précieux pour chacun et l’attention est difficile à maintenir sur un long laps de temps, mieux vaut se fixer pour règle « 1 réunion, 1 heure grand maximum ». Pas le choix ? « Dans ce cas, prévoyez des pauses permettant de consulter ses messages et messageries et d’échanger de façon informelle entre deux sessions de travail. »
L’ordre du jour est-il trop détaillé ? « A l’organisateur de cerner les points essentiels, mais attention : sans oublier de se mettre à la place des participants pour bien relever ce qui est important pour eux.»
Qui faut-il inviter ? « Il faut convier uniquement les collaborateurs réellement impliqués. Inutile de faire participer des personnes qui n’interviendront finalement pas sur le sujet/projet abordé.». Trop d’intervenants nuit à la prise de décision et peut être la cause de retard.
Y-a-t-il trop de supports visuels ? « Ils sont là pour illustrer et non pour ralentir la réunion. Pensez à distribuer avant la réunion un document qui rassemble ces visuels, pour n’aborder en groupe que les plus importants.»
Olivier Gélis conclut : « Une réunion efficace est aussi celle qui se traduit par un compte-rendu qui établit un planning des actions à mener et rappelle l’attribution des tâches de chacun. ».


(*) Robert Half a réalisé cette nouvelle enquête internationale en février et mars 2009 auprès de plus 5 600 DRH et Directeurs Financiers dans 20 pays : Allemagne, Australie, Autriche, Belgique, Brésil, Dubaï, Espagne, France, Hong-Kong, Irlande, Italie, Japon, Luxembourg, Nouvelle-Zélande, Pays-Bas, République Tchèque, Royaume-Uni, Singapour, Suisse, Etats-Unis. Echantillon sectoriel représentatif