L’objectif de cet axe de pilotage de l’organisation est de détecter les risques de fraude, de dissimulation ou tout simplement d’erreurs qui pourraient être cachées au contrôle interne de l’entreprise
Mais comment gérer les règles d’incompatibilité d’exercice dans une entreprise à la structure aussi éclatée que Veolia ? Est-il vraiment raisonnable de songer à modéliser une gestion des pouvoirs lourde et en perpétuelle évolution du simple fait des évolutions de personnel inhérentes à chaque entreprise ?

C’est en tout cas le défi qu’a cherché à relever Veolia Environnement. Un rapide tour du marché en 2006 leur a permis de constater qu’il n’existait aucun outil répondant parfaitement à leurs besoins. A l’époque, les logiciels français ou américains qui géraient les pouvoirs bancaires ne permettaient pas de gérer l’incompatibilité de pouvoirs.

C’est ainsi que Veolia s’est résolu à se lancer dans un co-développement avec Equity, déjà prestataire pour l’inventaire juridique du groupe et des mandataires sociaux, afin de développer une application de gestion des délégations de signatures et des comptes bancaires. L’enjeu était important, car au-delà de la difficulté que représente la mise en place d’un tel système dans toutes les filiales du groupe, il y a un lien logique avec la notion de contrôle financier. En effet, l’assemblée générale détermine les mandataires sociaux qui investissent et délèguent le pouvoir à leur directeur informatique, RH, etc… Les mandataires ayant déjà été identifiés, la gestion a été rattachée à cette délégation.
Les difficultés principales ont résidé dans :
- La nécessité de créer un outil capable de suivre l’évolution des pouvoirs dans l’entreprise et de documenter ce suivi en audit interne ou pour les commissaires aux comptes.
- La sécurisation des données sensibles. En effet, comme le confirme Philippe Hubert, Directeur du Contrôle Interne de Veolia Environnement, « Un système informatique n’est jamais totalement étanche ». Ainsi, pour assurer la confidentialité des données, une attention particulière a été apportée au respect du périmètre de gestion des utilisateurs : ne sont accessibles, pour un utilisateur donné, que les pouvoirs et délégations valables sur son périmètre. L’accès de chacun des intervenants étant géré par le contrôle interne.

Le logiciel a été très long à développer. Plus qu’initialement prévu par Veolia Environnement. En effet, ce développement a nécessité de nombreux ajustements et discussions permettant à Equity de créer un véritable progiciel répondant aux objectifs spécifiques du cahier des charges mais qui deviendrait aussi un produit de marché. Aujourd’hui, l’application correspond aux besoins identifiés et fait sens dans les différentes filiales du groupe. Un comité de pilotage a été spécifiquement créé pour suivre l’évolution du projet.

Bien que selon Philippe Hubert, la mise en place de Visual Sign n’ait pas suscité de réticences car il correspond à un besoin réel, non intrusif et apporte un vrai service, il reste toutefois des points à améliorer. En effet, certaines fonctionnalités sont en cours de perfectionnement comme le module de saisie en masse des délégations de signatures, l’outil de transfert des délégations et co-détention de pouvoirs, la consultation illimitée par tous les gestionnaires des pouvoirs et délégations détenus de façon à donner aux mandataires une vision précise de l’étendue de leur pouvoir. Le nombre important de signataires, les mouvements de capital, les changements de direction générale induisent la mise à jour de toute la chaine. Quand on implante la solution pour la première fois, il faut donc pouvoir intégrer le traitement de masse pour assurer le déploiement et la pérennité du contrôle interne.

Un autre point de frustration vient du fait que le pouvoir de signature est très formel sur le plan juridique, mais qu’il existe un autre sujet dans la séparation de fonction qui va bien au-delà de cette problématique : l’accès aux ERP. Aujourd’hui, on ne sait pas faire le lien entre la base et la structure formelle de délégation de signature et les habilitations comprises dans l’ERP. Or l’ERP est souvent l’outil de la signature en question, ce qui pose la question du contrôle même de l’ERP. Veolia Environnement envisage un partenariat avec SAP pour trouver une solution qui en faciliterait l’administration et réduirait les coûts.

Mais l’enjeu aujourd’hui est d’arriver à mettre en place concepts et règles de fonctionnement efficaces et de bon sens en prévoyant de nombreuses modalités dans des environnements métier différents.

Pour Veolia Environnement, l’évolution du groupe se fera à travers la mise en place de processus et systématisation. « Il faut faciliter et automatiser les travaux de contrôle internes aujourd’hui nécessaires mais perçus comme des contraintes », nous explique Philippe Hubert. « Dépasser cette vision et passer par une bonne compréhension des processus de fonctionnement et l’automatisation intelligente du contrôle ».

Veolia est un leader sur les métiers de l’environnement et rayonne dans quatre secteurs : l’eau, la propreté, l’énergie et le transport.
Chiffre d’affaires de 36 milliards d’euros en 2008.
36.000 collaborateurs dans le monde.
Plus de 2600 filiales consolidées dans le monde.